Ken Norton, ex responsable de producto de Google Calendar, ha diseñado un decálogo para conseguir que reunirse merezca la pena.

Larry Page, cofundador de Google (ahora Alphabet), envió un correo electrónico a toda la plantilla en el que advertía que «ninguna decisión que tome la compañía debería esperar a mantener una reunión para adoptarla». «Y si hay que reunirse para tomar una decisión, entonces hay que montar esa reunión cuánto antes», defendía también Page. El correo marcaba una forma de entender la gestión del tiempo y de abordar los malos hábitos.

Ken Norton, ex responsable de producto de Google Calendar y ahora socio del fondo de capital riesgo de Alphabet Google Ventures, reúne en su blog un decálogo de sugerencias para mejorar la forma de reunirse en cualquier negocio. Son éstas:

1. Descarta las reuniones para ponerte al día del trabajo del equipo. «La gran mayoría de las reuniones para ponerse al día le interesan únicamente a una o dos personas, con lo que no tiene sentido que se reúna todo el equipo. Sustitúyelas por aplicaciones de mensajería en tiempo real, por listas de correo o, si no hay más remedio, por pequeñas y rápidas reuniones en pie», propone Norton.

2. Consigue que las reuniones individuales cara-a-cara sean sagradas. «Son el tipo de reuniones más importantes en el calendario cuando te das cuenta de un pequeño detalle: no son reuniones pensadas para ti, sino reuniones pensadas para tu empleado», sugiere. «Como responsable de tu negocio o de tu área de negocio tu trabajo consiste en tomar decisiones, desbloquear escollos, y ayudar a que tus empleados se sientan felices y valorados», matiza.

3. Cada reunión debe tener un responsable. Para cada reunión se desgina a un decisor, y si no se asigna, no hay reunión. «Ese decisor es el responsable de decidir cuál es el tema, cuál es la agenda, quiénes son las personas que van a tener que tomar decisiones, cómo se va a hacer el seguimiento de la reunión y es quien se ocupa de enviar luego las notas pertinentes sobre el encuentro a las personas que participaron y a quienes pueda interesarle», escribe Norton.

4. Una agenda repleta de citas no es sinónimo de… nada. «Muchos ejecutivos piensan, erróneamente, que una agenda repleta de citas les hace parecer importantes, y que tener varias reuniones programadas a una misma hora es como una medalla… Tienes que pensar que eres un gestor, no un profesional de las reuniones. Lo único que consigues es estar ocupado y fuera de contacto con tu equipo», asegura.

5. Los calendarios no deberían servir para posponer decisiones. ¿Recuerdas el correo electrónico de Page con el que empezábamos este artículo?

6. Las reuniones deberían ser pequeñas. «Lo ideal es que acudan menos de cinco personas», reconoce Norton. En Google, como política general, a cada reunión sólo puede asistir un máximo de diez personas.

7. Las reuniones tienen un coste de oportunidad. «¿Te has parado a pensar cuánto dinero le cuesta a tu empresa la reunión en la que has estado metido esta mañana con otras quince personas? Estamos hablando de horas de trabajo… ¿merecía la pena? Es importante recordar a la gente durante una reunión –con un reloj– que el tiempo tiene un coste de oportunidad», añade.

8. Considera los calendarios del resto del equipo como algo preciado, escaso. «Valora el tiempo que le restas a tu equipo con una reunión. Pedir a alguien una hora de su tiempo es como pedirle una escalera a un vecino –deberías verlo así–. Solicita su tiempo de forma educada, úsalo sólo el tiempo estrictamente necesario, devuélvelo rápido y da las gracias», bromea Norton. La mayoría de las reuniones se resuelven en 30 minutos –60, máximo–, asegura este experto en gestión del tiempo.

9. No estires la reunión. «Si os sobran 20 minutos, todo el mundo fuera. Evitad la frase: ¿De qué otra cosa podemos hablar?», sugiere.

10. Borrad las reuniones. A veces, la mejor forma de sacar partido a las reuniones es empezar desde cero. Prueba a borrar todas las reuniones que tengáis previstas y volved a programarlas –las que sean necesarias, el resto, evitádlas– según los nueve puntos anteriores, propone Norton.